5 Langkah Mudah Bina SOP Untuk Usahawan Muda

Bisnes tunggang-langgang? Jom perkemas cara anda bekerja.

351 Views in
Verified UserCommunity ModeratorYears Of MembershipUp/Down VoterContent AuthorStory MakerList Maker

Standard Operating Procedure atau lebih popular dengan panggilan SOP adalah penting bagi memastikan kerja anda dilaksanakan lebih pantas dan efektif.

Namun, ia sering dipandang remeh oleh mereka yang baru berjinak dalam bidang keusahawanan. Bagi yang sudah pernah bekerja di mana-mana syarikat besar dan mempunyai sistemnya tersendiri pasti sudah terbiasa bekerja dengan SOP.

SOP adalah dokumentasi perjalanan sesuatu kerja yang telah dipersetujui oleh pihak yang terlibat bagi memperoleh hasil yang yang diingini. Oleh itu, Trendniaga hari ini ingin membantu mereka yang bekerja tanpa sebarang SOP cara untuk mendokumenkan SOP pertama anda.

Jadi hari ini Trendniaga ingin berkongsi 5 langkah mudah bina SOP bisnes anda:

LANGKAH 1: Kumpul Semua Ahli Tim

Sebelum mula mendokumenkan sebarang prosedur kerja, anda perlu kumpul semua maklumat penting yang berkenaan dahulu.

Anda mungkin tahu apakah skop kerja ahli tim anda. Tetapi anda mungkin tidak tahu dengan lebih terperinci mengenai skop kerja ahli tim anda itu.

Oleh itu bagi memastikan anda mengumpul maklumat yang betul itu anda WAJIB untuk bertanya secara terus kepada ahli tim yang melaksanakan kerja itu dengan terperin.

Cuba tetapkan satu meeting khas dengan ahli tim anda dan go through setiap proses kerja mereka dengan konsultasi mereka yang membuat kerja itu sendiri.

 LANGKAH 2: Tentukan Skop Kerja

Sesetengah kerja akan saling memerlukan ahli tim daripada bahagian lain untuk turut serta menyempurnakan sesuatu tugasan itu.

Sekiranya anda mendokumenkan SOP tanpa menjelaskan dahulu apa skop kerja dan siapa yang dipertanggungjawabkan, barangkali proses itu akan kelihatan sukar dan lama untuk disempurnakan. Walhal ia adalah kerja yang senang sahaja sebenarnya.

Sebagai contoh skop kerja bagi menghasilkan sebuah artikel:

  1. Penulis akan menghasilkan draft berkenaan sesuatu artikel.
  2. Editor akan menapis, review dan memberi maklumbalas.
  3. Editor muat naik artikel itu di laman sesawang.
  4. SEO officer akan mengoptimizekan SEO artikel yang akan diterbitkan.
  5. Pegawai Marketing menghantar artikel melalui emel

Jadi bagi penulis artikel mereka hanya WAJIB  tahu prosedur no 1 sahaja, manakala editor pula perlu WAJIB maklum prosedur no 2 dan 3 sahaja dan begitulah sebaliknya.

Ia turut memudahkan sekiranya anda mempunyai penulis atau editor baru di dalam tim. Mereka hanya perlu lihat dan faham SOP untuk bahagian yang dipertanggungjawabkan sahaja.

LANGKAH 3:  Mula Mendokumentasi

Pengumpulan atau pencatitan proses dan task-task kecil sesuatu kerja itulah yang akan menghasilkan sebuah SOP.

Cara paling mudah untuk mengumpul semua task-task kecil sesuatu proses kerja itu adalah dengan menggunakan konsep senarai checklist. Alahai macam checklist sebelum anda pergi ke pasar sahaja. Haa, senang sahaja kan?

Kemudian anda boleh cetak dan tampal di pejabat bagi tatapan pekerja sendiri atau kongsikan terus di group-group WhatsApp kerja.

Cara kedua adalah mengunakan flow-chart diagram apabila ia melibatkan kerja banyak pihak atau mempunyai hasil yang berlainan. Jadi kurang efektif untuk menggunakan checklist.

Jadi anda boleh guna flowchart seperti contoh di bawah. Kita akan lebih nampak perjalanan mula dan akhir sesuatu proses itu. Tetapi apa-apa pun ia adalah berdasarkan pilihan anda sendiri.

LANGKAH 4: Senaraikan Maklumat Tambahan Berkaitan

Agak sukar untuk seseorang itu untuk memahami SOP dengan melihat checklist atau flowchart sahaja tanpa ada maklumat tambahan yang berkaitan. Lebih-lebih lagi apabila pekerja itu baru sahaja masuk bekerja dan tidak ada sebarang pengalaman berkaitan yang membantu.

Jadi, masukkan juga maklumat tambahan yang relevan dengan setiap tugasan bagi memudahkan pemahaman orang yang baru ingin bekerja menggunakan SOP itu.

Contohnya, tugasan yang memerlukan penggunaan sesuatu alatan. Jadi perlu untuk dimasukkan juga di mana alatan itu terletak. Atau kerja yang memerlukan anda untuk mengisi maklumat pekerja baru ke dalam sistem, senaraikan juga maklumat apa berkenaan pekerja itu yang perlu diperoleh.

LANGKAH 5: Tetapkan Metrik Penilaian, Pertingkatkan Proses & Kemaskini SOP

Selesai sampai langkah keempat, anda sebenarnya sudah boleh untuk cuba mengimplementasikan SOP anda itu. Langkah kelima ini boleh anda buat kemudian hari.

Sepanjang menghasilkan SOP, anda pasti terdetik dalam kepala seperti ada sesuatu yang boleh dipertingkatkan lagi dalam setiap tugasan-tugasan kecil SOP itu.

Ini adalah perkara biasa dan kebanyakan syarikat besar akan berpegang kepada prinsip “don’t fix what’s not broken”. Namun ini bukanlah bermaksud anda tidak boleh memperbaharui SOP, cuma perlu untuk ditetapkan dahulu penilaian atau metrik hasil kerja berdasarkan SOP dahulu.

Sebagai contoh untuk tim jualan boleh menggunakan hasil jualan setiap bulan manakala untuk tim pengeluaran boleh menggunakan metrik penilaian seperti hasil pengeluaran setiap bulan. Bila dah tahu hasil barulah kita boleh bandingkan hasil gerak kerja berSOP mana yang lebih baik.

SOP Dah Siap Tunggu Apa Lagi? Terus Jalan!

Bila SOP dah siap didokumentasikan, tiba masa untuk anda implementasikan dalam setiap kerja anda. Tak guna juga kalau planning SOP bagai nak tapi kerjanya masih tak jalan. Jadi sia-sialah masa yang anda gunakan untuk menghasilkan SOP itu.

Jadi pesanan ikhlas dari tim Trendniaga sendiri, bekerjalah dengan sistematik barulah hasillnya pun nanti kemas dan mudah untuk dikembangkan. Pesanan ini ikhlas daripada Trendniaga, kerjalah dengan berSOP.

Tak lupa terima kasih juga kepada sumber asal artikel ini Tallyfy.

TAK TAHU BAGAIMANA SST DILAKSANAKAN? ARTIKEL DI BAWAH UNTUK ANDA.

Apa Itu Sales & Service Tax (SST)?

 

 

 

7 points
Upvote Downvote